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Tendencias

Colegio Alemán Alexander von Humboldt A.C.

Agilización de Procesos Centrados en el Alumno en el Colegio Alemán (México)

El Colegio Alemán Alexander von Humboldt A.C. es una red de tres escuelas de idioma alemán con sede en el área metropolitana de la Ciudad de México.


Atendiendo a 3,000 estudiantes, la organización es una de las instituciones educativas alemanas más grandes fuera de Alemania. Para servir a su creciente cuerpo estudiantil, la organización encontró la necesidad de reinventar las formas en que brindaba servicios esenciales para los estudiantes, como inscripción, reinscripción y becas.

El equipo del Colegio Alemán aprovechó la oportunidad para digitalizar y automatizar procesos clave utilizando un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) de Laserfiche, que les permitió crear formularios electrónicos para capturar la información de los estudiantes digitalmente y automatizar los flujos de trabajo para agilizar el procesamiento de documentos.

El equipo comenzó creando una mejor experiencia para los estudiantes y sus familias con el proceso de reinscripción y, desde entonces, se ha basado en su éxito al continuar optimizando y automatizando otras actividades claves en toda la organización.

“Hemos experimentado muchos beneficios al automatizar nuestros flujos de trabajo con Laserfiche,” dijo Víctor Valverde López, Gerente de Tecnología del Colegio Alemán. “Descubrimos que lo que necesitamos hacer, lo podemos hacer en la
plataforma Laserfiche.”

 

CLIENTE:

El Colegio Alemán tiene una historia educativa que se remonta a 127 años en México.

Forma parte de una red mundial de más de 140 escuelas alemanas de excelencia.

Su modelo educativo utiliza un ambiente bicultural y trilingüe, en el respeto y la observación de valores.

Su misión principal es educar a niños y adolescentes y prepararlos para desplegar y practicar con éxito sus habilidades a lo largo de su vida.


SITUACIÓN:


El Colegio Alemán necesitaba reinventar sus procesos de reinscripción, que requerían múltiples pasos manuales y mucho tiempo de parte de los padres
y la administración.


SOLUCIÓN:


Colegio Alemán uso Laserfiche para automatizar el proceso, que ahora está impulsado por un formulario Laserfiche, la automatización de procesos de negocio y una integración con el ERP de la organización, para capturar información de los estudiantes, procesar pagos y llevar la información a los departamentos relevantes.

 

IMPACTO:

El proceso de reinscripción, que solía requerir que los padres viajaran a la escuela y pasaran de 1 a 3 horas completando el papeleo, ahora toma de 5 a 10 minutos
y se puede hacer en línea. Hoy en día, el colegio continúa automatizando procesos en toda la organización.

Reinventando la reinscripción

Después de gestionar muchos ciclos de reinscripción que requerían de mucho tiempo y recursos, la Gerente Administrativa del Colegio Alemán, Ema Medina, planteó un desafío al liderazgo de la organización: “No podíamos continuar de la
forma en que estábamos haciendo el proceso de reinscripción,” dijo Medina.

 

“Los padres tenían que venir a la escuela con mucho papeleo, documentos que necesitábamos firmar y, en el mejor de los casos, tomaría una hora o más completar todos los pasos involucrados”.

El equipo del Colegio Alemán trabajó con Apoint México, un proveedor de soluciones de Laserfiche,para implementar Laserfiche con el objetivo de reinventar la reinscripción como un proceso digital y automatizado que ahorraría tiempo a los padres y al personal administrativo.

 

En el nuevo proceso, un formulario Laserfiche recopila la información necesaria de los padres; debido a que este es el proceso de reinscripción, los padres solo necesitan confirmar y actualizar la información según sea necesario.

 

Pueden revisar el contrato con la escuela, proporcionar una firma electrónica e incluso pagar la matrícula con el nuevo proceso automatizado impulsado por Laserfiche.

 

“Una de las partes más importantes de nuestra implementación de Laserfiche fue la facilidad de integración,” dijo Valverde López.

“Fue fácil para nosotros integrar nuestro proceso Laserfiche con nuestro ERP, Intelisis, lo que nos permitió agilizar las actividades, desde ingresar la información de los estudiantes hasta realizar los pagos.

Y con Records Management, nuestros documentos están organizados y clasificados de tal manera que es fácil para el personal administrativo encontrar la información.”

 

 

Cuando el COVID-19 llegó a México en el 2020, el equipo del Colegio Alemán agradeció contar con un proceso para que los padres reinscribieran a sus estudiantes en línea. Sin embargo, ahora que el personal ha regresado a la oficina, los padres
continúan prefiriendo el proceso en línea.

 

“Para mí, el mayor beneficio ha sido la mejora en nuestro servicio al cliente,” dijo Medina. “Los padres están muy contentos con este proceso, y nos lo dicen todo el tiempo. Y el tener todos nuestros documentos en una plataforma digital, eso es una herramienta muy importante.”

 

Hoy día, los padres no tienen que ir físicamente a la escuela para reinscribir a sus hijos; no tienen que imprimir una sola página,” dijo Víctor Briseño Candela, CFO del Colegio Alemán.

“Pueden hacer todo el proceso desde su casa, sus oficinas o de donde sea que estén. Tarda entre 5 y 10 minutos: el contrato, el pago, todo.

Nos ha ahorrado tiempo y dinero, pero lo más importante es que nuestros padres están contentos porque no pierden de 1 a 3 horas en este proceso.” 

HACE MÁS DE 17 AÑOS CUMPLIMOS CON LA CONFORMIDAD DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NMX-I-20000-1-NYCE-2012 / ISO/IEC 20000-1:2011